GUÍA DE GASTOS DEDUCIBLES AUTÓNOMOS

Los autónomos necesitan conocer los gastos deducibles para pagar menos. En la siguiente guía te mostramos todos los gastos que como autónomo puedes deducir para pagar menos, una preocupación que tienen muchos autónomos y freelance para reducir su carga fiscal.

Claro que, esta valiosa información no siempre la encontramos fácilmente, dado que a Hacienda no le interesa que sepamos cómo pagar menos. Pero hay formas de ahorrar dinero y para eso hay que poner sobre la mesa qué gastos habituales de autónomos son deducibles para pagar menos a Hacienda. 

Pero eso no es todo, porque también hay gastos de difícil justificación y complicados de desgravar, que te pueden dar complicaciones. En la siguiente guía los analizamos todos en detalle.

¿Qué son los gastos deducibles para autónomos?

Los gastos deducibles son los gastos necesarios para llevar a cabo la actividad profesional (cuota de Internet, coche, cuota de autónomos…). Estos gastos se restan de los beneficios brutos para obtener el beneficio a efectos de impuestos para pagar menos a la Administración Tributaria.

Requisitos para deducirlos

Estos gastos podemos deducirlos con respecto al IVA y al IRPF. Claro que, no es oro todo lo que reluce, porque hay una serie de requisitos a cumplir porque deben ser necesarios para hacer la actividad empresarial. Es decir, no podemos deducirlo todo. Estos gastos deducibles deben estar justificados y documentados con su factura. 

Estos gastos también deben imputarse a la base imponible del período devengado, en el que se está declarado. También debe registrarse en los libros de contabilidad.  666666

Por otro lado y en lo referente al IVA, hay que tener en cuenta que el plazo para deducir gastos prescribe a los 4 años. Y el IVA soportado será deducible si el gasto está vinculado a la actividad. Por ejemplo, si el gasto supone el 50% de la actividad, solo se podrá deducir la mitad. Es algo que depende de la actividad profesional de cada autónomo o empresa y que se debe poder demostrar fácilmente a la Agencia Tributaria.

Lista de gastos deducibles para autónomos

Gastos vinculados a tu actividad económica

Los gastos deducibles para autónomos y empresas son los relacionados con su actividad, lo que necesitan para hacer su negocio. Por ejemplo, si compramos un ordenador para hacer el trabajo podríamos deducir el 100% del IVA del gasto, pero hay que presentar la factura y demostrar su relación con la actividad.

En el caso de negocios físicos, como puede ser un bar, puede deducir las compras de alimentos, porque se entiende que son alimentos que va a utilizar para cocinar en su negocio y poder obtener beneficios. Lo mismo ocurre para muchos otros sectores, ya sea material de oficina para arquitectos o gastos de transporte público para comerciales.

Pero insistimos en la importancia de tener las facturas y demostrar la relación entre el gasto y la actividad profesional. Si no somos capaces de demostrar la vinculación o no se tienen las facturas, no servirá de nada y no se podrá deducir. Porque si bien es cierto que puede colar, pero también nos pueden enviar una notificación para que lo justifiquemos de nuevo.

Por lo general, si se hacen las cosas bien y entran dentro de la normalidad, no habrá problema. Pero si por ejemplo no se trabaja los domingos, no se pueden deducir los gastos del coche generados un domingo. Se debe adaptar a la jornada laboral, al horario de la empresa y estar demostrados.

En muchos casos, estos gastos también se deben poder relacionar con los ingresos. Por ejemplo, si hiciste un gasto para ver a X cliente y luego ese X cliente te genera un beneficio, indicarlo a Hacienda te permite poder desgravar todo sin problemas.

Seguridad social

El pago a la seguridad social es uno de los gastos deducibles por todos los autónomos. Se puede deducir tanto la cotización propia como la derivada de contratar a otros trabajadores. 

Gastos de manutención

Los autónomos también se pueden desgravar los gastos de manutención tal y como aparece en la Ley de Reformas Urgentes del Trabajo de 2018. Para ello, se debe pagar con tarjeta y guardar el ticket. 

Existen dos tipos de gastos en restaurantes:

• Comida propia o gasto por manutención: la ley indica que el autónomo puede deducir 26,68 euros de comida al día en España y 48,08 euros en el extranjero. Esto debe ocurrir durante las horas de trabajo y se debe poder relacionar con un ingreso, para que Hacienda pueda verlo como gasto deducible.
• Comidas con clientes: por otro lado, se pueden deducir las comidas con los clientes o necesarias para la actividad económica. Es un gasto que puede resultar complicado de justificar, pero siempre es mejor tener a mano las facturas y alguna prueba demostrativa con el cliente, así como los ingresos obtenidos fruto de esa relación.

Servicios profesionales externos

Todo autónomo necesita contratar servicios a profesionales externos para poder hacer su trabajo o solucionar problemas que puedan surgir derivados del mismo. Entran dentro otros perfiles como abogados, economistas, notarios, etc. Se pueden deducir los gastos de todos ellos siempre que guarden relación con la actividad profesional del freelance.

Formación

Dentro de los gastos deducibles para autónomos, también están los gastos por formación. Es decir, el autónomo se puede deducir un curso, postgrado o máster si tiene que ver con su actividad profesional actual. 

Compra de material

Entre la lista de gastos deducibles, también está la compra de material informático. Es un gasto deducible para prácticamente todos los autónomos, independientemente de la actividad que realice, dado que hoy en día ya se considera indispensable tener un ordenador. 

Servicio de asesoría

La asesoría es otro de los gastos que pueden deducir los autónomos. Está relacionado con el negocio y por supuesto se puede deducir en la trimestral. Recuerda que nosotros te brindamos los mejores servicios de asesoría para autónomos y empresas, a precios altamente competitivos, de manera online y físicamente en Madrid.

Asistencia a eventos y ferias

Los gastos derivados de la asistencia a eventos y a ferias también son deducibles, siempre y cuando tengan relación con la actividad profesional y se pueda justificar. Si eso es así, los gastos (transporte, alojamiento, comidas…) serán deducibles. 

Página web y dominio

Dentro de la lista de gastos deducibles para autónomos, nos encontramos con los referentes al mundo web. Por ejemplo, se puede deducir el gasto de crear un sitio web y de mantenerlo, así como el dominio y el hosting. En definitiva, puedes deducir todos los gastos relacionados con la web, siempre que estén relacionados con la actividad del autónomo. 

Suscripción a medios de comunicación

También se considera que la información es necesaria para desarrollar un negocio. Por esa razón se pueden deducir gastos de suscripción a periódicos, revistas, webs, medios, etc. Pero deben estar relacionados con tu sector o actividad empresarial. 

Publicidad

También es posible deducir los gastos de publicidad derivados de tu negocio. Es decir, contratación de servicios publicitarios, anuncios en redes sociales, merchandising, tarjetas de visita, folletos, etc. Todo lo que implique hacer publicidad de tu negocio como inversión para obtener más beneficios. 

Salarios

En el caso de los profesionales que tienen asalariados a su cargo, por supuesto son deducibles los sueldos de los trabajadores, las pagas y gastos vinculados a su actividad. Incluso las indemnizaciones.

Reparaciones

Se puede deducir cualquier gasto derivado del mantenimiento o repuesto de un bien que permita hacer la actividad con total normalidad. Pero ojo, porque no se podrán deducir los gastos derivados de mejorar bienes materiales, porque se amortizan en varios años.

Tributos

También debes saber que hay tributos que fiscalmente se pueden deducir, como es el caso del Impuesto de Actividades Económicas (IAE) y el Impuesto de Bienes Inmuebles (IBI). Así como otras tasas. 

Gastos deducibles de difícil justificación para autónomos

Todos los gastos deducibles para autónomos que mencionamos en la guía con relativa fácil justificación, salvo que Hacienda no nos pondrá problemas ni objeciones, a no ser qué nos pasemos de la raya. Pero también hay que conocer esos gastos difíciles de justificar y que pueden no colar. Son los siguientes.

Gastos de representación

Los gastos de representación a menudo son complicados de demostrar. Por eso necesitas tener suficientes pruebas y, por supuesto la factura, para poder introducirlo como gasto de empresa. Porque aunque sabemos que una comida con un cliente es un gasto deducible, es difícil de demostrar que se ha celebrado de manera exclusiva con fines laborales. 

Móvil

El teléfono móvil es uno de los primeros gastos que deducimos los autónomos. Claro que, solo se debería poder deducir si está vinculado a la actividad económica. Esto es, si haces llamadas fuera de tu horario de trabajo, ojo, porque Hacienda podría ponerte problemas, a pesar de que puede ser algo normal si surge cualquier imprevisto con un cliente.

Ropa de trabajo

La ropa de trabajo es un gasto de fácil justificación cuando es el uniforme laboral, protección para desarrollar el trabajo o el vestuario de la empresa. Esta ropa se compra en tiendas especializadas en ropa para trabajar y es necesario pedir la factura, para ser gasto deducible. Claro que, no vale ropa para diario que utilizamos por la calle, aunque hay excepciones.

Si se demuestra que se compra una prenda para asistir a un determinado evento, podría ser un gasto deducible. No obstante, no hay forma de demostrar que no se vaya a usar fuera de la actividad económica. En este punto, hay quienes prueban suerte alguna vez. 

Coche

El coche es otro de los gastos deducibles para los autónomos que lo utilizan para ejercer su actividad profesional. Sin embargo, el quid de la cuestión está en que resulta complejo demostrar que solo se utiliza para trámites laborales. Si se destina el coche a uso personal, no se puede deducir dicho gasto.

Pero en este punto, es importante distinguir entre el IVA y el IRPF. Esto es, si la actividad de un profesional autónomo está totalmente relacionada con el transporte, se deduce al 100% en el IRPF. Hablamos de coches que transportan mercancías, servicios de transporte como taxi, vehículos que se usan para la vigilancia y la seguridad,etc.

Los demás sectores, lo tienen más complicado de demostrar. De hecho, podría traer problemas si se presenta como gasto deducible.

¿Qué ocurre con el IVA en materia de los coches? Se puede deducir el 100% o el 50% de los gastos que genere y de su compra. 

Por otro lado, tenemos los gastos relacionados con el vehículo. También se puede deducir el combustible, el peaje, el parking, etc. Pueden ser difíciles de justificar, a no ser en el caso de profesionales cuya actividad está totalmente relacionada con el transporte, como vimos en los casos mencionados. En los demás casos, puede ser mucho más complejo.

Gastos del teletrabajo

Al trabajar en casa, existe una normativa que contempla los gastos derivados de trabajar desde casa. Es la Ley de Reformas Urgente del Trabajo Autónomo, que afirma que el profesional que teletrabaja se puede deducir los gastos de la comunidad, el seguro de casa, el IBI, etc. 

El porcentaje concreto a deducir se corresponde con el tamaño exacto del habitáculo que dedicas a tu actividad. Por ejemplo, si la vivienda tiene 100 metros cuadrados y destinas una habitación de 10 metros, estarás destinando el 10%. Por lo que podrás deducir los gastos aplicando el porcentaje del 10%.

En lo referente a los gastos de suministros como la luz, el agua o internet, se podrá deducir sólo un 30% del porcentaje anteriormente mencionado. Es decir, un 30% sobre el 10%. Porque se entiende que la jornada laboral tiene 8 horas al día y las 16 horas restantes estás en tiempo de descanso y de ocio, por lo que el consumo de los suministros ya no tendría que ver con la actividad.  

Si se trabaja en una vivienda que no es de la propiedad del autónomo, la gestión sería más compleja y necesitaría las facturas. En el caso del alquiler o vivienda propia no se exige la factura.

Gastos que el autónomo nunca puede deducir

Si has leído esta guía hasta aquí ahora conoces los gastos deducibles para autónomos y los que pueden ser más complicados de deducir, puesto que son más complejos de demostrar y Hacienda podría poner problemas. Pero, ¿Qué gastos no nos podemos deducir nunca los profesionales autónomos?

• Multas
• Sanciones
• Donativos
• Gastos con entidades de paraísos fiscales
• Pérdidas de juego
• IVA soportado que ya se deduzca en declaración del IVA
• Gastos IRPF para los que no hay factura

Este tipo de gastos no vas a poder deducirlos nunca, ni en las trimestrales ni en la declaración de la renta. 

Gastos que se pueden deducir sin necesidad de factura 

Si el autónomo pierde las facturas, no está todo perdido. Hay gastos de IRPF que se pueden deducir sin necesidad de presentar la factura. Esto es porque normalmente van vinculados a la cuenta bancaria del autónomo y ya se tiene constancia de dichos pagos.

• Cuota de autónomos
• Salarios
• Seguros sociales
• Pólizas de seguros
• Gastos bancarios
• Gastos de contratos mercantiles
• Impuestos y tasas como el IBI

Podrás deducir todos estos gastos en tu declaración de la Renta sin necesidad de tener las facturas a mano. Llega con el propio recibo del banco porque queda constancia. Por lo que, para todos estos casos, no tienes de qué preocuparte.

¿Qué hacer en caso de duda?

Esta guía es muy útil para que conozcas la lista real y actualizada de todos los gastos deducibles para autónomos. Sin embargo, es normal tener dudas o incluso miedo a meter algún gasto que no podemos justificar y que luego la Agencia Tributaria nos interponga una multa o sanción.

Lo mejor, es asegurarse. Asegúrate de poder justificar bien cada gasto, porque si tiene justificación lo más probable es que la AT no ponga ningún tipo de objeción. Pero si tienes dudas, lo mejor es consultarlo con los profesionales en fiscalidad, con nuestra asesoría para pymes y autónomos. 

> La mejor solución | Contrata los servicios de una asesoría para autónomos y despreocúpate

Es muy complicado para una persona sola gestionarlo todo, tanto su negocio como su fiscalidad y aún más complejo es permanecer al tanto de todas las novedades y cambios en la normativa y ley de autónomos. Por ello, delegar este servicio en una asesoría para autónomos es una de las mejores inversiones que puedes hacer, para pagar menos, para reducir tu carga fiscal.

Lo que normalmente busca el profesional autónomo, es hacer bien las cosas, para que no haya errores y Hacienda no le multe. Pero delegando en una gestoría, ahorrarás tiempo y dinero, porque podrás delegar todos los trámites en manos de profesionales y saber que todo va bien.

Además, siempre que dudes sobre si un gasto es deducible o no según tu actividad como autónomo, nosotros como asesores profesionales podremos orientarte en base a lo que es mejor para ti.

¿Te han quedado dudas sobre los gastos deducibles para autónomos? Recuerda que puedes contratar nuestros servicios de asesoría para autónomos y pymes y despreocuparse, porque sabrás que todo lo que presentes será correcto.